Que vous ayez plusieurs années d’expérience avec un CRM (de l’anglais Client Relationship Management pour logiciel de gestion de la relation client) et souhaitez changer de système ou que vous vous apprêtiez à adopter votre premier CRM, la migration des données est une étape capitale du processus d’adoption de ce type d’outil.
La première étape est, bien évidemment, celle du choix du nouveau CRM qui doit correspondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. À ce sujet, nos articles Quelques pistes pour bien choisir son CRM et Le coût réel d’un CRM : ce qu’il faut savoir pour un déploiement réussi sauront vous guider dans votre sélection.
Une fois l’étape du choix du CRM franchie, la clé du succès de l’adoption d’un nouveau CRM réside dans la réussite de la migration des données.
On entend par « migration des données » le processus de transfert de données entre différents systèmes, formats ou stockage de données. Cette migration est une étape obligée d’un changement de CRM et peut faire la différence entre un retour sur investissement rapide et un accroissement du taux de conclusion des ventes, ou un échec.
Une migration réussie vers un nouveau CRM se décline en cinq étapes principales.
1. Première étape : rallier ses troupes
Souvent oublié à tort ou exécuté en retard, le ralliement du soutien de ses équipes, dont l’équipe commerciale, est indispensable, en amont de la migration comme en aval, pour réussir l’adoption d’un nouveau CRM.
En aval, « si vos commerciaux ne supportent pas la migration, ils n’utiliseront pas le nouveau CRM », pour paraphraser Lori Harmon, VP Ventes pour Contrast Security et auteur de 42 Rules for Building a High-Velocity Inside Sales Team.
En amont, vos équipes vous seront d’une aide précieuse pour préparer la migration, notamment lors de l’épuration des données et des pipelines de ventes.
2. Deuxième étape : épurer ses données
Le succès de la gestion de la relation client exige d’avoir à sa disposition des données précises et fiables dont l’utilisation par l’ensemble des fonctions de l’entreprise – de la vente à la fidélisation des clients – apporte une valeur ajoutée aux efforts employés.
Avec le temps, la qualité des données accumulées peut cependant diminuer; un phénomène généralement causé par le dédoublement des données, une mauvaise utilisation des champs de l’ancien CRM ou des tableurs, des fautes d’orthographe ou encore un formatage incohérent.
Qu’importe l’origine des erreurs, les importer dans un nouveau CRM ne peut que décupler le problème et est une source de maux de tête garantie.
Il est donc préférable, et vivement recommandé, de profiter de la migration vers un nouveau CRM pour améliorer la qualité de vos données et, par le fait même, garantir leur intégrité et leur pérennité. Concrètement, l’objectif est de dédupliquer les données et d’en standardiser la saisie.
3. Troisième étape : épurer ses pipelines
Selon une étude parue en 2015 dans le Harvard Business Review, il existe une corrélation directe entre la gestion efficace de ses pipelines de ventes et l’augmentation des revenus de l’entreprise; ceux-ci pouvant augmenter de 15% à 28% grâce à une gestion efficace.
Or, gérer efficacement ses pipelines de vente, notamment dans le contexte d’une migration de données, peut entrer en conflit avec l’adage « plus est mieux ». En effet, désengorger un pipeline peut sembler hérétique au premier abord, mais la réalité est qu’un pipeline surchargé de prospects superflus disperse vos efforts de vente et dilue vos ressources.
« En règle générale, 20 % de vos prospects fourniront 80 % de vos revenus », explique Marc Prosser, co-fondateur et directeur associé de Marc Waring Ventures.
Saisissez donc cette opportunité pour demander à vos commerciaux d’épurer leurs pipelines.
4. Quatrième étape : maintenir des pipelines épurés
Afin d’éviter d’engorger inutilement vos pipelines, passez régulièrement en revue vos prospects pour vous assurer qu’ils demeurent valides et actifs.
Certains CRM, dont le CRM Pipedrive, peuvent vous accompagner dans cette tâche notamment grâce à leurs outils de gestion des tâches, ainsi qu’à ceux d’automatisation des fonctions de relance et d’assignation des efforts de vente. De plus, leurs outils intégrés vous permettront d’identifier les prospects qui arrivent à maturité ou demeurent inactifs.
Pour plus d’information, lisez notre article et visionnez notre vidéo explicative La philosophie de vente axée sur l’activité optimise vos efforts.
5. Dernière étape : bien s’équiper
Utilisez-vous un ancien logiciel de gestion de la relation client ou avez-vous développé une façon propre à votre entreprise d’organiser vos données dans un logiciel de traitement de données tel qu’Excel? Passer d’un outil interne à un CRM qui utilise le cloud est une décision commerciale intelligente, mais cela signifie que vous ne pouvez pas simplement exporter vos données vers un tableur et les intégrer telles quelles dans votre nouveau CRM.
Pour permettre cette intégration, il faut recourir à la transformation des données, c’est-à-dire à l’application d’une série de règles, soit de programmation, soit de mise en page, afin de les organiser dans une configuration qui permet leur transfert vers le nouveau CRM. La détermination, au moyen d’une cartographie entre les systèmes, de la manière dont les données seront transformées et la création des champs personnalisés pour les accueillir dans le nouveau CRM constituent la majeure partie du travail de migration de données.
À ce sujet, assurez-vous que votre nouveau CRM permette la création de champs personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, à la manière du CRM Pipedrive.
Pour vous assurer les meilleures chances de succès lors de votre migration, sélectionnez un spécialiste pour vous épauler et vous permettre de continuer à vous concentrer sur vos activités commerciales principales.
Chez TechNuCom, nous avons choisi de travailler avec le CRM Pipedrive, leader dans le monde de la gestion de la relation client et prospects. Contactez-nous pour en apprendre davantage sur nos services d’accompagnement Pipedrive et pour évaluer comment nous pouvons vous accompagner dans l’automatisation de certains
